○国立大学法人京都工芸繊維大学法人文書管理規則
(平成23年3月24日制定)
改正
平成24年4月1日
平成27年3月12日
平成27年8月1日
平成28年9月23日
平成29年2月23日
平成29年9月28日
平成30年9月27日
平成31年3月28日
令和3年3月24日
令和5年3月23日
令和6年3月28日
(趣旨)
第1条　この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき、国立大学法人京都工芸繊維大学(以下「本学」という。)における法人文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　法人文書　本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、本学の役員又は職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2)　法人文書ファイル等　本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(3)　法人文書ファイル管理簿　本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(総括文書管理者)
第3条　本学に総括文書管理者1名を置き、事務局長をもって充てる。
2　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　法人文書ファイル管理簿及び法人文書ファイル移管・廃棄簿の調製
(2)　法人文書の管理に関する内閣府等との調整及び必要な改善措置の実施
(3)　法人文書の管理に関する研修の実施
(4)　本学の組織の新設、改正及び廃止に伴う必要な措置
(5)　法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な諸規定の整備
(6)　その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条　本学に副総括文書管理者1名を置き、総務企画課長をもって充てる。
2　副総括文書管理者は、前条第2項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者等)
第5条　本学の課及び監査室に、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を置くものとし、各課長及び監査室長をもって充てる。
2　文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)　保存
(2)　保存期間が満了したときの措置の設定
(3)　法人文書ファイル管理簿への記載
(4)　移管又は廃棄(法人文書ファイル移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5)　管理状況の点検等
(6)　法人文書の作成、標準文書保存期間基準(以下「基準」という。)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
3　文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する者として、文書管理担当者を置くものとし、文書管理者が指名した者をもって充てる。
4　文書管理者は、文書管理担当者を指名後、総括文書管理者に対し、文書管理担当者を指名した旨を報告するものとする。
(監査責任者)
第6条　本学に監査責任者1名を置き、監査室長をもって充てる。
2　監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第7条　本学の役員及び職員(以下「役職員」という。)は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に基づき、法人文書を適正に管理するものとする。
(文書主義の原則)
第8条　役職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条第1項の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成するものとする。
(文書の作成等)
第9条　別表に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
2　別表に掲げられた業務に係る企画立案、事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等の記録については、文書を作成するよう努めるものとする。
3　歴史的緊急事態(国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な事項であって、社会的な影響が大きく本学全体として対応し、その教訓が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。)に対応するために行われた業務については、軽微なものを除き、将来の教訓として極めて重要であり、保存期間満了時には原則として独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。)へ移管する文書として、記録を作成するものとする。
4　法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。
(適切及び効率的な文書作成)
第10条　文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。この場合において、文書の作成に関し、文書管理者より上位の職にある者から指示があったときは、当該指示を行った者においても確認をするものとする。
2　打合せ等の記録の作成に当たっては、正確性の確保に期するよう努めるものとする。
3　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載するものとする。
4　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子情報技術等を活用し役職員の利用に供するものとする。
(職員の整理義務)
第11条　役職員は、次条及び第13条の規定に基づき、次に掲げる整理を行うものとする。
(1)　作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2)　相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。
(3)　前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類及び名称)
第12条　法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表に掲げられた業務については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付すものとする。
(保存期間)
第13条　文書管理者は、別表を踏まえ、基準を定め、これを公表するものとする。
2　文書管理者は、基準を定め、又は改定したときは、総括文書管理者に報告するものとする。
3　第11条第1号の保存期間の設定については、基準に基づき行うものとする。
4　第11条第1号の保存期間の設定及び基準においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
5　第11条第1号の保存期間の設定及び基準においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、本学が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
6　第11条第1号の保存期間の設定においては、前2項の規定に該当するものを除き、次に掲げる類型に該当する文書については、保存期間を1年未満とすることができる。
(1)　正本又は原本が法人文書として管理されている文書の写し
(2)　定型的又は日常的な業務連絡、日程表等
(3)　出版物や公表物を編集した文書
(4)　所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5)　明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6)　意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
(7)　基準において、保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書
7　第11条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合等、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。
8　第11条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
9　第11条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
10　第11条第3号の保存期間の起算日は、法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
11　第3項、第8項及び第9項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。
12　第8項及び第10項の規定は、文書作成・取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
(保存)
第14条　文書管理者は、別に定める法人文書ファイル保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存するものとする。ただし、他の文書管理者等に引き継いだときは、この限りでない。
2　法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によりかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第15条　総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき調製するものとする。
2　法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじめ定めた事務室に備えて一般の閲覧に供するものとする。
3　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更したときには、当該事務所の場所を官報で公示するものとする。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第16条　文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載するものとする。
2　前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当するときには、当該不開示情報を明示しないようにするものとする。
3　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄したときは、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿に記載するものとする。
(保存期間が満了したときの措置)
第17条　文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めるものとする。
2　前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。
3　総括文書管理者は、前項の確認に当たっては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる 。
(移管又は廃棄)
第18条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条により定めた措置に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄するものとする。
2　文書管理者は、保存期間を1年未満とする法人文書ファイル等であって、第13条第6項各号に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第4項、第5項及び第7項に該当しないか確認した上で、廃棄するものとする。この場合において、本学は、あらかじめ定めた一定の期間の中で、この規定に基づき、どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し、当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
3　文書管理者は、第1項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認めるときには、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出するものとする。この場合において、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利用制限を行うべき理由について、記載するものとする。なお、利用請求に際し、国立公文書館からの確認があった場合は、必要な対応を行うものとする。
4　文書管理者は、法人文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。
(保存期間の延長)
第19条　文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長するときは、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存するものとする。
(1)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間
(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
(3)　現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該審査請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間
(4)　情報公開法に基づく開示請求があったもの　情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。
3　文書管理者は、前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長したときは、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
(点検及び監査)
第20条　文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告するものとする。
2　監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告するものとする。
3　総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第21条　文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに総括文書管理者に報告するものとする。
2　総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等に応じて、学長に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。
(管理状況への報告等)
第22条　総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
(研修の実施)
第23条　総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
2　総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供するものとする。
3　文書管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告するものとする。
(研修への参加)
第24条　文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させるものとする。
2　職員は、適切な時期に研修を受講するものとする。
(他の法令等の調整)
第25条　この規則の規定にかかわらず、法律及びこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
(その他)
第26条　この規則に定めるもののほか、法人文書の管理に関し必要な事項は、学長の了承を得て総括文書管理者が定める。
附　則
1　この規則は、平成23年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
2　国立大学法人京都工芸繊維大学法人文書管理規則(平成16年6月10日制定。以下「旧規則」という。)は、廃止する。
3　施行日の前日において、旧規則に基づき管理されていた法人文書であって、施行日において保存期間が満了していないものは、この規則の規定による法人文書とみなす。
別表
別表
[別紙参照]