(趣旨)

第1条　この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)の趣旨に基づき、国立大学法人京都工芸繊維大学(以下「本学」という。)の保有する個人情報及び個人番号並びに個人情報保護法第121条第2項に規定する行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のために必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則において「職員」とは、本学の役員及び職員(派遣労働者を含む。)をいう。

(総括保護管理者)

第3条　本学に、保有個人情報総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を置き、学長の指名する理事又は副学長をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　事務局の各課及び監査室(以下「課等」という。)に、保有個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、各課長及び監査室長をもって充てる。

(保護担当者)

第5条　課等に、必要に応じ、当該課等の保護管理者が指定する保有個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置く。

(監査責任者)

第6条　本学に、監査責任者を置き、監査室長をもって充てる。

(組織体制の整備)

第7条　保護管理者は、本学における特定個人情報及び死亡した者に係る個人番号(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。

第8条　総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

第9条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱うものとする。

(アクセス制限)

第10条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第11条　職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第12条　職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(誤送付等の防止)

第13条の2　職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務において取り扱う個人情報の秘匿性等その他の内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じるものとする。

(廃棄等)

第14条　職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(保有個人情報等の取扱状況の記録)

第15条　保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報ファイルに記載されるものを除く。)及び行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第15条の2　保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第16条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第17条　職員は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第18条　職員は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集又は保管の制限)

第19条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第20条　保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(複数の課等が取り扱う特定個人情報等の管理)

第21条　複数の課等が取り扱う特定個人情報等は、当該特定個人情報等を収集した課等の保護管理者が責任をもって管理するものとする。

(アクセス制御)

第22条　保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第34条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第23条　保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報を除く。)及び行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第24条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第25条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第27条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報等の処理)

第28条　職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。

(暗号化)

第29条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器又は媒体の接続制限)

第30条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第31条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第32条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第33条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第34条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等(行政機関等匿名加工情報等を除く。以下この条において同じ。)の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第35条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第36条　保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第37条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第38条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

第39条　削除

(業務の委託等)

第40条　行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は保有個人情報若しくは行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずるほか、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(匿名化措置)

第40条の2　保有個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第40条の3　個人情報を取扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するにあたっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第41条　保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。

(公表等)

第42条　学長は、個人情報保護法第26条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第43条　監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第2章から第9章までに規定する措置の状況を含む本学における保有個人情報等の管理の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に監査(外部監査及び他課等による点検を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第44条　保護管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第45条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。